Provimento CGJ N.º 21/2017 – SP
(DJe SP, DICOGE, pp. 21 e 22, 18/04/2017)
Cria e regulamenta as Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados de Registro de Títulos e Documentos e de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, o Registro de Certificados Digitais, o Registro Para Fins de Mera Conservação e o Aviso Registral.
O DESEMBARGADOR MANOEL DE QUEIROZ PEREIRA CALÇAS, CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DE SÃO PAULO, NO USO DE SUAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS, CONSIDERANDO a edição, pela Colenda Corregedoria Nacional de Justiça, do Provimento nº 48 de 16 de março de 2016, que determina aos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos e Civil das Pessoas Jurídicas a prestação de serviços registrais por meio de central estadual de serviços eletrônicos compartilhados; CONSIDERANDO que compete à Corregedoria Geral da Justiça estabelecer normas de serviço das delegações notariais e de registro; CONSIDERANDO a conveniência de aprimorar e de regulamentar, com maior profundidade, alguns aspectos da prestação do serviço de Registro de Títulos e Documentos; RESOLVE:
Artigo 1º – Cria-se a Seção VI do Capítulo XVIII, Tomo II, das NSCGJ, intitulada “Da Central de Serviços Eletrônicos Compartilhados de Registro Civil das Pessoas Jurídicas”, da qual farão parte o item 44 e os subitens 44.1 e 44.2, com as seguintes redações:
“44. Os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Jurídicas do Estado de São Paulo manterão central de serviços compartilhados, para fornecimento de serviços integrados à sociedade, incluindo, dentre outros que convierem ao interesse público, a prestação de informações, a disponibilização de pesquisa eletrônica, o fornecimento de certidões e a consulta de autenticidade de certidões. A central de serviços compartilhados também se destinará à recepção unificada dos documentos em meio eletrônico, a fim de que sejam encaminhados ao registrador competente para o ato de averbação ou, no caso de ato constitutivo de nova pessoa jurídica, distribuídos a um dos registradores do local da respectiva sede.
44.1. Havendo mais de um Oficial de Registro Civil das Pessoas Jurídicas na localidade, será obrigatória a distribuição equitativa e igualitária do ato constitutivo de nova pessoa jurídica, tanto em meio eletrônico, como em papel, ou quaisquer outros meios eletrônicos tecnológicos, observados os critérios quantitativo e qualitativo, bem como o princípio da territorialidade.
44.2. Caso a documentação para constituição de nova pessoa jurídica seja apresentada fisicamente, a distribuição será feita pelos registradores da localidade, que suportarão os respectivos custos e estabelecerão conjuntamente a rotina operacional mais adequada, vedado o registro de ato constitutivo que não tenha sido previamente distribuído.”
Artigo 2º – O item 7 do Capítulo XIX das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, na redação conferida pelo Provimento CG nº 41/2013, passa a vigorar com a seguinte redação:
“7. Os Oficiais de Registro de Títulos e Documentos do Estado de São Paulo manterão central de serviços compartilhados para fornecimento de serviços integrados à sociedade, incluindo, dentre outros que convierem ao interesse público e mediante prévia regulamentação desta Corregedoria Geral, a prestação de informações, a disponibilização de pesquisa eletrônica, o fornecimento de certidões, a consulta de autenticidade de certidões, o acesso centralizado ao serviço de utilização de certificados digitais virtuais registrados em servidor criptografado, o acesso ao serviço de carimbo de tempo em documentos eletrônicos, a visualização em tempo real das imagens de documentos registrados; bem como para a recepção unificada dos títulos e documentos em meio eletrônico, a fim de proceder a sua distribuição ao registrador competente do local do domicílio das partes, observado o princípio da territorialidade.
7.1. Havendo mais de um Oficial de Registro de Títulos e Documentos na localidade, será obrigatória a distribuição equitativa e igualitária de todos os títulos e documentos, tanto em meio eletrônico, quanto em papel ou quaisquer outros meios tecnológicos, observados os critérios quantitativo e qualitativo, bem como o princípio da territorialidade.
7.2. A distribuição de documentos eletrônicos será feita obrigatoriamente pela própria central estadual, sendo vedada a recepção de títulos e documentos eletrônicos diretamente pelo registrador.
7.3. No caso de documentos em papel, a distribuição será feita pelos registradores da localidade, os quais suportarão os respectivos custos e estabelecerão conjuntamente a rotina operacional mais adequada, vedado o registro de títulos ou documentos que não tenham sido previamente distribuídos.”
Artigo 3º – Os itens 2.1, 2.2.2, 3, 4, 42.1, 42.1.1 e 42.3 do Capítulo XIX das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, na redação conferida pelo Provimento CG nº 41/2013, passam a vigorar com as alterações indicadas abaixo: “2.1 … k) os certificados digitais emitidos para guarda em servidor seguro criptografado, averbando-se cada utilização da respectiva assinatura digital, com indicação de nome do arquivo assinado, IP da máquina, data e hora.” (…)
“2.2.2 É vedado o registro conjunto de títulos e documentos, salvo na hipótese de registro exclusivamente para fins de mera conservação.” (…)
“3. O registro facultativo exclusivamente para fins de mera conservação, tanto de documentos em papel como de documentos eletrônicos, terá apenas a finalidade de arquivamento, bem como de autenticação da data, da existência e do conteúdo do documento ou do conjunto de documentos, não gerando publicidade nem eficácia em face de terceiros, circunstância que deve ser previamente esclarecida ao interessado, sendo vedada qualquer indicação que possa ensejar dúvida sobre a natureza do registro ou confusão com a eficácia decorrente do registro para fins de publicidade e/ou eficácia contra terceiros.
3.1 Deverá obrigatoriamente constar na certificação do registro a seguinte declaração: “Certifico que o registro facultativo exclusivamente para fins de mera conservação, nos termos do art. 127, VII, da Lei dos Registros Públicos, prova apenas a existência, a data e o conteúdo do documento original, não gerando publicidade nem efeitos em relação a terceiros.”
3.2 A fim de preservar a integralidade do documento, fica dispensada a chancela e a rubrica de cada uma das páginas do conjunto de documentos, bastando que seja feita a certificação do registro em folha de registro avulsa adicionada ao conjunto de documentos ou em etiqueta de registro aposta no conjunto de documentos, contendo a indicação do número total de páginas registradas e a declaração acima referida.
3.3 O registro para fins de conservação pode abranger qualquer papel suscetível de microfilmagem ou qualquer tipo de arquivo eletrônico que possa ser inserido em arquivo do tipo PDF-A.
3.4 Caso seja apresentado para registro algum documento em cópia, essa circunstância deverá ser expressamente esclarecida tanto na certidão do registro como individualmente em cada página do registro referente a documento que tenha sido apresentado em cópia.
3.5 O registro exclusivamente para fins de mera conservação deverá ser feito em livro específico (Lei nº 6.015/1973, art. 134), com lançamento do ato em índice também específico, em que constarão apenas a data e número do registro, os dados de identificação do apresentante e, caso indicados, o título ou a descrição resumida do documento ou do conjunto de documentos.
3.6 Não poderão ser registrados exclusivamente para fins de conservação contratos em plena vigência e documentos legalmente sujeitos a registros que exijam publicidade (Lei nº 6.015/1973, art. 127, I a VI, e parágrafo único, e art. 129), salvo mediante requerimento expresso contendo a declaração de ciência do apresentante quanto ao fato de que o registro não gerará publicidade nem eficácia perante terceiros.
4. O acesso ao conteúdo dos registros exclusivamente para fins de mera conservação ficará restrito ao requerente e a pessoas por ele autorizadas, ressalvada a determinação judicial para exibição.
4.1 Em todas as páginas das certidões ou das imagens do registro deverá constar esclarecimento expresso e em destaque de que esse tipo de registro não gera publicidade nem eficácia contra terceiros.
4.2 Tratando-se de registro exclusivamente para fins de mera conservação de documentos de interesse fiscal, administrativo ou judicial, o apresentante poderá autorizar, desde logo, sua disponibilização para os órgãos públicos pertinentes.
4.3 Órgãos e agentes públicos poderão utilizar a Central de RTDPJ, sem qualquer custo, para acessar imagens de documentos de interesse fiscal ou administrativo que estejam registrados no Registro de Títulos e Documentos.” (…)
“42.1. As comunicações extrajudiciais poderão ser efetivadas pessoalmente, por via postal, por meio eletrônico ou por edital, afixado em local próprio da serventia e publicado eletronicamente no Portal da Central de RTDPJ.
42.1.1 As notificações por meio eletrônico serão efetivadas por meio da Central de RTDPJ, devendo assegurar a identificação do destinatário, mediante utilização de certificado digital, como pressuposto para a certificação de sua cientificação quanto ao teor dos documentos, sendo vedada a efetivação de notificações apenas com base no envio de correios eletrônicos, ainda que acompanhados do comprovante de recebimento ou leitura da mensagem. (…)
“42.3. O aviso registral é uma mensagem reproduzindo o conteúdo de determinado registro, remetida pelo registrador para endereço (físico ou eletrônico) indicado pelo requerente, por meio de serviço postal simples, por correio eletrônico ou qualquer outro meio idôneo indicado pelo requerente.
42.3.1 O aviso registral pressupõe o prévio registro de documento, cujo objeto constituirá o conteúdo da mensagem, devendo ser feita uma averbação específica para cada destinatário.
42.3.2 Fica vedada, no âmbito dos avisos registrais, qualquer certificação de recebimento da mensagem por quem quer que seja, reservando-se esse tipo de certificação ao procedimento de notificação.”
Artigo 4º – Este provimento entra em vigor na data da sua publicação.
São Paulo, 12 de abril de 2017.
(a) MANOEL DE QUEIROZ PEREIRA CALÇAS
Corregedor Geral da Justiça.
